公文的思想內(nèi)容，經(jīng)過一系列組織安排，最后都要通過語言表達(dá)出來，所以起草公文必須重視語言的運(yùn)用。公文的語言有自身獨(dú)特的要求，重視語言的研究工作，對撰寫高質(zhì)量的公文，充分發(fā)揮公文的管理協(xié)調(diào)功能具有非常重要的作用。
公文語言的主要特點(diǎn)是：莊重、準(zhǔn)確、樸實(shí)、精練、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范。
莊重指語言端莊，格調(diào)鄭重嚴(yán)肅。公文是機(jī)關(guān)行使權(quán)力的工具，具有法定的效力，所以要求語言上具有莊重特色，要體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的權(quán)威性，特別是那些指示性、法規(guī)性公文更應(yīng)如此。
準(zhǔn)確指語言真實(shí)確切，無虛假錯(cuò)漏，褒貶得當(dāng)，語意明確，符合實(shí)際。公文是用來指導(dǎo)工作、反映情況和處理問題的，必須強(qiáng)調(diào)語言準(zhǔn)確，避免產(chǎn)生任何歧義。但有時(shí)公文中也需要使用某種模糊語言，如基本、幾乎、不少、絕大多數(shù)等，在一定情況下適當(dāng)運(yùn)用此類模糊語言，不但不會(huì)造成文意的模糊，而且恰恰能夠達(dá)到準(zhǔn)確表達(dá)文義的效果。比如，“到本世紀(jì)末基本解決農(nóng)村貧困人口的溫飽問題”，這里用“基本解決”比用百分比的表達(dá)效果更強(qiáng)。
樸實(shí)指語言平直自然，是非清楚，明白流暢，通俗易懂。公文的著力點(diǎn)應(yīng)放在說明問題和講清道理上，注重以理服人，因此，公文語言要實(shí)在、質(zhì)樸、平易。敘事求實(shí)，論理有據(jù)，不夸張，不掩飾，不追求詞句的華麗。當(dāng)然，強(qiáng)調(diào)公文語言的樸實(shí)，絕不是說公文的語言不要求生動(dòng)。公文也要盡可能寫得生動(dòng)些，但這要根據(jù)公文的特點(diǎn)恰當(dāng)處理，不能硬搬文藝作品的語言。
精練指語言簡明扼要，精當(dāng)不繁，服從行文目的及表現(xiàn)主題的需要，當(dāng)詳則詳，當(dāng)略則略。公文的語言必須簡明扼要，不拖泥帶水，用最少的文字，表達(dá)盡可能多的意思。當(dāng)然也要注意不要由于片面追求簡練，而使文義不能得到完整、準(zhǔn)確的表達(dá)。
嚴(yán)謹(jǐn)指語言含義確切，文句嚴(yán)謹(jǐn)，細(xì)致周密，分寸得當(dāng)，忌模糊含混、語意多歧。公文是一種實(shí)用文體，它是在公務(wù)活動(dòng)中進(jìn)行交際、傳遞信息的文書。公文寫作與一般性文章寫作有明顯的區(qū)別，它不需要繁復(fù)的細(xì)節(jié)描寫和深入細(xì)致的刻畫，也不能抒發(fā)個(gè)人的情感，要求用規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z言去表述事實(shí)、傳達(dá)信息。
規(guī)范指語句不僅合乎語法及邏輯原則，而且要合乎公務(wù)活動(dòng)的特殊規(guī)范性要求。公文要遵守語法規(guī)則，使用規(guī)范化語言，用詞要符合行文的語體風(fēng)格。要使用書面語言，不用口語、方言。公文起草中必須十分重視語法和修辭問題，要在這方面認(rèn)真下功夫，做到字斟句酌。現(xiàn)在社會(huì)上存在用語、用字不規(guī)范的現(xiàn)象，要防止這種現(xiàn)象在公文語言中出現(xiàn)。
我們強(qiáng)調(diào)公文語言要規(guī)范化，同時(shí)也不否定公文語言具有某些特點(diǎn)，這兩者并不矛盾，而是統(tǒng)一的。如在公文中適當(dāng)使用文言詞語，可使公文語言風(fēng)格更為莊重、典雅和簡潔。
公文的語言，在長期實(shí)踐中形成了某些專用詞語，如公文開頭用語的“根據(jù)”、“遵照”、“現(xiàn)將”、“最近”等，期請用語的“擬請”、“務(wù)請”、“即請”等，詢問用語的“當(dāng)否”、“妥否”、“是否妥當(dāng)”、“是否可行”等，表態(tài)用語的“同意”、“批準(zhǔn)”、“可行”、“不妥”或“原則批準(zhǔn)”、“基本同意”等，結(jié)尾用語的“此復(fù)”、“盼復(fù)”、“特此報(bào)告”、“請予指示”，等等。這些詞語既能體現(xiàn)公文特點(diǎn)，又很方便適用，起草公文要根據(jù)情況適當(dāng)使用。
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